Forberedelsene er i gang, og snart er det en epost-bot som overtar jobben med å håndtere postmottaket i Gjerdrum kommune. I stedet for menneskelige ressurser, vil det snart være en bot som leser epost til kommunen, sorterer disse og finner ut hva som skal slettes og hva som skal videresendes internt. Epostboten er utviklet av AI-selskapet Simplifai, og er ett av flere produkter basert på kunstig intelligens som Gjerdrum skal teste i en pilotperiode. 

Lærer fort

Epost-boten kan håndtere 60% av innkommende e-poster automatisk på kun tre uker med trening. Ved hjelp av regelmessig trening og maskinlæring vil epost-boten bli bedre over tid. Gjerdrums mål er at automasjonsgraden skal øke i tiden frem mot sommeren.

Digital arkivmedarbeider

Samarbeidet med Simplifai består av to deler, og neste steg er også å teste produktet Digital arkivmedarbeider. Her er det kunstig intelligens som sørger for at de arkivverdige epostene også havner der de skal i arkivet. Ifølge Arkivverket kan så mye som 25 % av all viktig informasjon i offentlig saksbehandling gå tapt i sviktende arkiveringsrutiner.

Tjenestedesign

Samarbeidet med Simplifai er et resultat av et større samarbeidsprosjekt i  tjenestedesign som ansatte i Gjerdrum og DGI har utført for arkivtjenesten i Gjerdrum.

Bakgrunnen var at Gjerdrum manglet ressurser på arkivet og hadde behov for å effektivisere tjenesten. I tjenestedesignprosjektet ble det avdekket flere forbedringspunkter, der ett av tiltakene var å se på om kunstig intelligens kunne hjelpe kommunen med arkivering og journalføring, samt sortering av epost som kommer til postmottaket.

Evaluering før sommeren 

Piloten skal evalueres før sommeren, og det skal deretter gjøres en evaluering på om kunstig intelligens kan være interessant for alle kommunene i DGI-samarbeidet.

Godkjent av Datatilsynet

AI-løsningene fra Simplifai er relativt nye i det norske markedet. Digital arkivmedarbeider ble først utarbeidet i samarbeid med Arkivverket gjennom DFØs STARTOff-ordning. Deretter gikk turen til Datatilsynets KI-sandkasse, for å vurdere om det er forenlig med personvernregelverket å la kunstig intelligens håndtere offentlig post.

I prosjektrapporten konkluderer Datatilsynet at offentlige aktører har rettslig grunnlag for å bruke digitale arkivmedarbeidere som støtte ved beslutning om arkivering og journalføring.