Bakgrunn 

 I 2019 ble det påbegynt oppgradering av alle kommunenes PC-er fra Windows 7 til Windows 10. Denne oppgraderingen er snart fullført i alle seks kommuner. Planen var å rulle ut Office365 (O365) i kommunene i 2019 samtidig med oppgradering til Windows 10.  

Som mange har fått med seg er O365 ikke rullet ut. Kommunene og DGI har etter lovpålagt risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) og en grundig personvernutredning (DPIA) avdekket forhold som først må sjekkes ut med Datatilsynet. Utvalgene som har jobbet med dette har gjort et svært grundig arbeid og det må avklares om bruken av nye tjenester som blant annet Teams og OneDrive er i samsvar med de nye GDPR-reglene som ble innført i mai 2018. 

Hovedproblemstilling 

Mange av de risikoområdene man har identifisert kan fjernes og/eller elimineres gjennom ulike tekniske innstillinger og klare prosedyrer. I henhold til opprinnelig plan skulle lærere, elever og kommunalt ansatte samles i én og samme løsning (1 tenant). Imidlertid er det spesiell risiko knyttet til dette ved kommunalt ansatte kan søke opp en hvilken som helst elev i alle seks kommunene. Denne problemstillingen må belyses nærmere før det kan tas beslutning om utrulling av O365.

DGIs eierkommuner ønsker å løfte utfordringen nasjonalt

Dette er en problemstilling som i prinsippet treffer de fleste kommuner i Norge. Derfor besluttet Rådmannsutvalget (RU) 15. november 2019 å utsette utrullingen av O365 inntil saken har blitt tilstrekkelig utredet i samarbeid med flere andre kommuner. Det er også ønskelig å få KS og Datatilsynet i tale før man tar en endelig beslutning. Målet vil være å finne en god balanse mellom kostnader, personvern og funksjonalitet. 

Når blir det utrulling?

I skrivende stund er det dessverre ikke mulig å si noe om når utrullingen av O365 kan gjenopptas. Vi vet at det er et ønske og behov om gode verktøy for samhandling i kommunene. DGI står klar til å sette i gang så snart det blir fattet et endelig vedtak, men inntil videre må vi be om at brukerne er tålmodige. 

Vi kommer med mer informasjon så snart vi vet mer.

Eventuelle spørsmål kan rettes til digitaliseringsansvarlige i eierkommunene, eller til DGI ved Sikkerhetsansvarlig Espen Lund eller Prosjekteier Olav Aga.