Office 365

Innhold

Kun det beste er godt nok

Høsten 2018 vedtok kommunene på øvre Romerike å modernisere operativ- og kontorstøttesystemet.

Bakgrunnen for denne moderniseringen er at dagens løsninger (Windows 7 og Office 2010) etter januar 2020 ikke lenger vil supporteres av Microsoft, samtidig som behovet og forventningene blant kommunenes ansatte om å få tilgang til moderne og oppdaterte samhandlingsverktøy stadig blir ytterligere aktualisert og etterspurt. 

Tid og omfang

Omfanget av prosjektet omhandler en oppdatering av Digitalt Vindu/Citrix plattform for klargjøring til ny Office-løsning. Prosjektet skal også migrere 10 000 mailbokser til ny løsning for samtlige ca. 22 000 brukere i kommunene. Utrulling av Windows 10 og ny Office-løsning vil gi alle ansatte tilgang til Office 365 med tilhørende tjenester og opplæring. 

Samhandling - slik det bør være

Ny office-pakke gir også nye muligheter for samhandling – på tvers av både kommuner og sektorer. For å ivareta sikkerheten er kommunene godt i gang med en ROS og personvernvurdering. Arbeidet som til slutt skal godkjennes av rådmannsutvalget vil sette premissene for når tjenesten blir tilgjengeliggjort for alle ansatte.

 

Er du klar nå vi kommer?

DGI retanker i løpet av 2019 alle kommunale pc-er.

Når de kommunale pc-ene blir retanket med siste versjon av Windows, slettes alle data, filer og programvare. For å hjelpe ansatte og brukere til å ta back-up er det laget enkle guider som beskriver hvordan brukerne tar sikkerhetskopi av filer, snarveier og bokmerker: 
https://www.dgi.no/publisert-innhold/brukerveiledninger/#heading-h3-2

3. parts programvare

Med økt oppmerksomhet omkring sikkerhet etableres nye rutiner for blant annet å benytte 3. parts programvarer på kommunale pc-er. I prinsippet betyr det at programvare brukerne har behov for i sitt arbeid skal være godkjent og klarert før dette installeres på nytt. Tiltaket gjøres for å sikre at installasjon av programvare ikke er i strid med den sikkerhetstankegang kommunene anfører i sin ROS-rapport om Office 365, der man antar at skadepotensialet ved uautorisert installasjon av egen programvare er uakseptabel.

Godkjent programvare

DGI vil i samarbeid med sektorforumene påbegynne arbeider med å kartlegge og "hviteliste" programmer. Skolesektoren skal i tillegg gjennomføre en ROS som adresserer utfordringen med ansatte og elever i en felles tenant.

Utrullingsplan Windows 10

Når skjer retanking av pc i din kommune?

GJERDRUM

Uke 13-15 

HURDAL

Uke 18

EIDSVOLL

Uke 19-26

ULLENSAKER

Uke 33-43

NANNESTAD

Uke 45-48

NES

Uke 2-4 (2020)

  

Helten er de som bryr seg litt ekstra

 

Ambassadører er våre uunnværlige kolleger. Entusiastene som har tid og mulighet til å sette seg inn i den nye teknologien - og spre begeistringen og kunnskapen videre i sine omgangskretser.

Med Office 365 skal vi lære å jobbe på nye måter. Da kan vi alle trenge en god kollega og støtte oss på. I alle kommunene rekrutterer vi ambassadører. Kolleger som jobber der du er - og har tid og lyst til å hjelpe deg i gang med å bruke Office 365.

Nettverk gjør de gode bedre

Ambassadørene er en del av et nettverk som sammen med likesinnede gis muligheter til erfaringsdeling og kompetanseheving. Når ambassadørene rekrutteres er kommunene på jakt etter ansatte som har en finger på pulsen i organisasjonen. I de fleste tilfeller vil også ledere være ambassadører i én eller annen utstrekning.

Ambassadører er ikke nødvendigvis superbrukere, men de er har tid og kunnskap til å kunne hjelpe kolleger med enkle oppgaver.

Ambassadører med ambisjoner

Ambassadører underbygger adopsjon av ny teknologi ved å skape entusiasme rundt de nye arbeidsmetodene og kommuniserer fordelene ved den nye teknologien for den enkelte og kommunen.

Ambassadørene bringer nye arbeidsprosesser til live i sine kretser og identifiserer utfordringer og løsninger i prosessen. Ambassadørene er ansatte og kolleger som ønsker å påvirke sin omgangskrets – og som er der for deg!

De er heltene du kan ta kontakt med: for å lære, for tips og råd - og ikke minst når du trenger noen som heier litt ekstra på deg når du skal lære å jobbe på en ny måte.

Lurer du på hvem som er ambassadør i din kommune, avdeling eller enhet? Kontakt din leder.

Er du en slik helt? Tusen takk!

Vil du være en superhelt? Ta kontakt med din leder. Det er behov for ambassadører i alle virksomheter og avdelinger. 

 

Nøkkelen til mestring

I forbindelse med utrulling av Office 365 er det opprettet et digitalt Hjelpesenter. Her tilbyr vi et skreddersydd læringsopplegg for opplæring i Office 365.

Læringsopplegget er fordelt mellom ulike tema og verktøy du får tilgang til i Office 365. Hvert tema består av en kombinasjon av både e-læringskurs og veiledningsartikler.

E-læring og klasseromskurs

​E-læringskursene tar ca. 10 minutter å gjennomføre. Du kan ta e-læringskursene så mange ganger du vil, og du kan når som helst avslutte kurset og fortsette der du slapp.

Det vil også bli tilbudt klasseromskurs. Ansatte som skal delta på slike klasseromskurs skal ha gjennomgått e-læringskursene i forkant.

Når du har fått tilgang til Office 365 kan du gå til Office 365 Hjelpesenter her og starte e-læringen: https://digirom.sharepoint.com/sites/O365Hjelpesenter

Vi bygger dette sammen

Den tekniske utrullingen av Windows 10 vil skje før sommeren i Gjerdrum, Hurdal og Eidsvoll. Da vil brukerne få oppdatert sine pc-er med Windows 10 og Office 2016. Etter sommeren står henholdsvis Ullensaker, Nannestad og Nes for tur.

Prosjektet kjøres i regi av DGI – men som alltid når store prosjekter skal gjennomføres - med uunnværlig hjelp og tilrettelegging fra kommunene.

Prosjektets felles styringsgruppe skal sikre ivaretakelse av kommunenes interesser og bidra til at brukeradopsjonen blir vellykket. Styringsgruppen er også et viktig rådgivende organ mht. hvordan prosjektet «kommer til å treffe» kommunene.

Styringsgruppen består av følgende representanter fra kommuner og DGI:

  • Marte Hoel, Eidsvoll kommune
  • Lillian Helene Aasheim, Nannestad kommune
  • Morten Husvik, Gjerdrum kommune
  • Reidar Mathisen, Nes kommune
  • Henriette Rognlien, Hurdal kommune
  • Richard Mack, Ullensaker kommune
  • Olav Aga, DGI

Prosjektleder i DGI har den daglige dialogen med den interne styringsgruppe som er DGIs ledergruppe. Her løftes de saker og spørsmål som handler om ressurser og konsekvenser av tekniske utfordringer.

Prosjektteamet for øvrig er bemannet med både faste og innleide ressurser som til sammen utgjør 19 årsverk.

Kontakt oss

Innholdet på denne siden er adressert våre brukere i kommunene. Ta gjerne kontakt med oss om du lurer på noe.

Er du ikke ansatt i kommunen men ønsker mer eller generell informasjon om dette prosjektet? Ta gjerne kontakt med oss: info@dgi.no eller direkte til prosjektleder: Alf Prøven: alf.proven@dgi.no


Publisert: 06.05.2019 13:45:00
Sist endret: 07.05.2019 10:51