Office 365

Innhold

Utsettelse Office 365

Innføringen av Office 365 i våre eierkommuner er utsatt inntil videre i påvente av videre utredning av risiko, sårbarhet og personvern i forbindelse med bruk av nye skytjenester fra Microsoft.

Bakgrunn

I 2019 ble det påbegynt oppgradering av alle kommunenes PC-er fra Windows 7 til Windows 10. Denne oppgraderingen er snart fullført i alle seks kommuner. Planen var å rulle ut Office365 (O365) i kommunene i 2019 samtidig med oppgradering til Windows 10.

Som mange har fått med seg er O365 ikke rullet ut. Kommunene og DGI har etter lovpålagt risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) og en grundig personvernutredning (DPIA) avdekket forhold som først må sjekkes ut med Datatilsynet. Utvalgene som har jobbet med dette har gjort et svært grundig arbeid og det må avklares om bruken av nye tjenester som blant annet Teams og OneDrive er i samsvar med de nye GDPR-reglene som ble innført i mai 2018.

Hovedproblemstilling

Mange av de risikoområdene man har identifisert kan fjernes og/eller elimineres gjennom ulike tekniske innstillinger og klare prosedyrer. I henhold til opprinnelig plan skulle lærere, elever og kommunalt ansatte samles i én og samme løsning (1 tenant). Imidlertid er det spesiell risiko knyttet til dette ved kommunalt ansatte kan søke opp en hvilken som helst elev i alle seks kommunene. Denne problemstillingen må belyses nærmere før det kan tas beslutning om utrulling av O365.

DGIs eierkommuner ønsker å løfte utfordringen nasjonalt

Dette er en problemstilling som i prinsippet treffer de fleste kommuner i Norge. Derfor besluttet Rådmannsutvalget (RU) 15. november 2019 å utsette utrullingen av O365 inntil saken har blitt tilstrekkelig utredet i samarbeid med flere andre kommuner. Det er også ønskelig å få KS og Datatilsynet i tale før man tar en endelig beslutning. Målet vil være å finne en god balanse mellom kostnader, personvern og funksjonalitet.

Når blir det utrulling?

I skrivende stund er det dessverre ikke mulig å si noe om når utrullingen av O365 kan gjenopptas. Vi vet at det er et ønske og behov om gode verktøy for samhandling i kommunene. DGI står klar til å sette i gang så snart det blir fattet et endelig vedtak, men inntil videre må vi be om at brukerne er tålmodige.

Vi kommer med mer informasjon så snart vi vet mer.

Eventuelle spørsmål kan rettes til digitaliseringsansvarlige i eierkommunene, eller til DGI ved Sikkerhetsansvarlig Espen Lund eller Prosjekteier Olav Aga.

Kun det beste er godt nok

Høsten 2018 vedtok kommunene på øvre Romerike å modernisere operativ- og kontorstøttesystemet.

Bakgrunnen for denne moderniseringen er at dagens løsninger (Windows 7 og Office 2010) etter januar 2020 ikke lenger vil supporteres av Microsoft, samtidig som behovet og forventningene blant kommunenes ansatte om å få tilgang til moderne og oppdaterte samhandlingsverktøy stadig blir ytterligere aktualisert og etterspurt. 

Tid og omfang

Omfanget av prosjektet omhandler en oppdatering av Digitalt Vindu/Citrix plattform for klargjøring til ny Office-løsning. Prosjektet skal også migrere 10 000 mailbokser til ny løsning for samtlige ca. 22 000 brukere i kommunene. Utrulling av Windows 10 og ny Office-løsning vil gi alle ansatte tilgang til Office 365 med tilhørende tjenester og opplæring. 

Samhandling - slik det bør være

Ny office-pakke gir også nye muligheter for samhandling – på tvers av både kommuner og sektorer. For å ivareta sikkerheten er kommunene godt i gang med en ROS og personvernvurdering. Arbeidet som til slutt skal godkjennes av rådmannsutvalget vil sette premissene for når tjenesten blir tilgjengeliggjort for alle ansatte.

 

Alle kommunale PC-er er retanket med Windows 10

Retanking av kommunale PC-er med Windows 10 ble sluttført i januar 2020

3. parts programvare

Med økt oppmerksomhet omkring sikkerhet etableres nye rutiner for blant annet å benytte 3. parts programvarer på kommunale pc-er. I prinsippet betyr det at programvare brukerne har behov for i sitt arbeid skal være godkjent og klarert før dette installeres på nytt. Tiltaket gjøres for å sikre at installasjon av programvare ikke er i strid med den sikkerhetstankegang kommunene anfører i sin ROS-rapport om Office 365, der man antar at skadepotensialet ved uautorisert installasjon av egen programvare er uakseptabel.

Godkjent programvare

DGI vil i samarbeid med sektorforumene påbegynne arbeider med å kartlegge og "hviteliste" programmer. Skolesektoren skal i tillegg gjennomføre en ROS som adresserer utfordringen med ansatte og elever i en felles tenant.

 

Helten er de som bryr seg litt ekstra

 

Ambassadører er våre uunnværlige kolleger. Entusiastene som har tid og mulighet til å sette seg inn i den nye teknologien - og spre begeistringen og kunnskapen videre i sine omgangskretser.

Med Office 365 skal vi lære å jobbe på nye måter. Da kan vi alle trenge en god kollega og støtte oss på. I alle kommunene rekrutterer vi ambassadører. Kolleger som jobber der du er - og har tid og lyst til å hjelpe deg i gang med å bruke Office 365.

Nettverk gjør de gode bedre

Ambassadørene er en del av et nettverk som sammen med likesinnede gis muligheter til erfaringsdeling og kompetanseheving. Når ambassadørene rekrutteres er kommunene på jakt etter ansatte som har en finger på pulsen i organisasjonen. I de fleste tilfeller vil også ledere være ambassadører i én eller annen utstrekning.

Ambassadører er ikke nødvendigvis superbrukere, men de er har tid og kunnskap til å kunne hjelpe kolleger med enkle oppgaver.

Ambassadører med ambisjoner

Ambassadører underbygger adopsjon av ny teknologi ved å skape entusiasme rundt de nye arbeidsmetodene og kommuniserer fordelene ved den nye teknologien for den enkelte og kommunen.

Ambassadørene bringer nye arbeidsprosesser til live i sine kretser og identifiserer utfordringer og løsninger i prosessen. Ambassadørene er ansatte og kolleger som ønsker å påvirke sin omgangskrets – og som er der for deg!

De er heltene du kan ta kontakt med: for å lære, for tips og råd - og ikke minst når du trenger noen som heier litt ekstra på deg når du skal lære å jobbe på en ny måte.

Lurer du på hvem som er ambassadør i din kommune, avdeling eller enhet? Kontakt din leder.

Er du en slik helt? Tusen takk!

Vil du være en superhelt? Ta kontakt med din leder. Det er behov for ambassadører i alle virksomheter og avdelinger. 

 

Nøkkelen til mestring

I forbindelse med utrulling av Office 365 er det opprettet et digitalt Hjelpesenter. Her tilbyr vi et skreddersydd læringsopplegg for opplæring i Office 365.

Læringsopplegget er fordelt mellom ulike tema og verktøy du får tilgang til i Office 365. Hvert tema består av en kombinasjon av både e-læringskurs og veiledningsartikler.

E-læring og klasseromskurs

​E-læringskursene tar ca. 10 minutter å gjennomføre. Du kan ta e-læringskursene så mange ganger du vil, og du kan når som helst avslutte kurset og fortsette der du slapp.

Det vil også bli tilbudt klasseromskurs. Ansatte som skal delta på slike klasseromskurs skal ha gjennomgått e-læringskursene i forkant.

Når du har fått tilgang til Office 365 kan du gå til Office 365 Hjelpesenter her og starte e-læringen: https://digirom.sharepoint.com/sites/O365Hjelpesenter

Vi bygger dette sammen

Den tekniske utrullingen av Windows 10 vil skje før sommeren i Gjerdrum, Hurdal og Eidsvoll. Da vil brukerne få oppdatert sine pc-er med Windows 10 og Office 2016. Etter sommeren står henholdsvis Ullensaker, Nannestad og Nes for tur.

Prosjektet kjøres i regi av DGI – men som alltid når store prosjekter skal gjennomføres - med uunnværlig hjelp og tilrettelegging fra kommunene.

Prosjektets felles styringsgruppe skal sikre ivaretakelse av kommunenes interesser og bidra til at brukeradopsjonen blir vellykket. Styringsgruppen er også et viktig rådgivende organ mht. hvordan prosjektet «kommer til å treffe» kommunene.

Styringsgruppen består av følgende representanter fra kommuner og DGI:

  • Marte Hoel, Eidsvoll kommune
  • Lillian Helene Aasheim, Nannestad kommune
  • Morten Husvik, Gjerdrum kommune
  • Reidar Mathisen, Nes kommune
  • Henriette Rognlien, Hurdal kommune
  • Richard Mack, Ullensaker kommune
  • Olav Aga, DGI

Prosjektleder i DGI har den daglige dialogen med den interne styringsgruppe som er DGIs ledergruppe. Her løftes de saker og spørsmål som handler om ressurser og konsekvenser av tekniske utfordringer.

Prosjektteamet for øvrig er bemannet med både faste og innleide ressurser som til sammen utgjør 19 årsverk.

Kontakt oss

Innholdet på denne siden er adressert våre brukere i kommunene. Ta gjerne kontakt med oss om du lurer på noe.

Er du ikke ansatt i kommunen men ønsker mer eller generell informasjon om dette prosjektet? Ta gjerne kontakt med oss på e-post info@dgi.no 


Publisert: 06.05.2019 13:45:00
Sist endret: 19.05.2020 10:42